Åben og hurtig kommunikation på byggepladsen

Hvor vigtig kommunikation er i et anlægsprojekt, blev tydeliggjort i Rantaväylä-tunnelprojektet i Tampere, Finland. Den længste vejtunnel i Finland blev anlagt af et konsortium midt i byen Tampere, hvor vi var hovedentreprenør.

Vi mødtes med dem, vi skulle interviewe, ved konsortiets kontor for Rantaväylä-tunnelprojektet i Tampere, Finland, i en tidligere industribygning med god plads. Herfra blev kommunikationsopgaverne fordelt alt efter, hvem der ville være bedst egnet til at tage sig af dem.

Ud over Lemminkäinen omfattede konsortiet selve byen Tampere, det finske transportagentur og to ingeniørfirmaer.

"Vi havde hele tiden adgang til alle informationer på vores fælles kontor. Hvis der var noget, man ikke vidste, råbte man hen over kontorlandskabet, til der kom et svar. Vi kunne formidle spørgsmålene til den bedste ekspert lige meget det samme", fortæller Merja Tyynismaa, som arbejdede på projektet for A-Insinöörit Suunnittelu Oy.

Kommunikation betyder noget - især i et projekt af denne størrelse, der får stor opmærksomhed i medierne og berører mange forskellige parter.

"Kommunikation skal være en del af driftsledelsen i projektstyrings- og ledelsessystemer", fortæller Esko Mulari, Lemminkäinens projektleder for konsortiets kontrakt på Rantaväylä-tunnellen.

Arbejdsro for byggearbejderne, sjælero for lokalbefolkningen

Man har en pligt til at informere om projekter af denne størrelse lige fra planlægningsstadiet.

"Rantaväylä-tunnellen betød, at der skulle tages mange beslutninger og føres megen politik, så der var stor interesse for projektet fra dag et. Interessenterne skal føres ajour med, hvordan projektet skrider frem, og hvad det kommer til at betyde, så de kan forberede sig. Det, at vi sørgede for at kommunikere åbent, gav os arbejdsro og de lokale sjælero", opsummerer Mauri Mäkiaho, projektleder hos det finske transportagentur.

Kommunikationsstrateg, Johan Persson, hos den svenske transportstyrelse er enig.

"Under anlægsarbejdet skal man informere lokalbefolkningen om både fordelene og de uundgåelige ulemper af et projekt, og især hvad man kan gøre for at formindske dem. Hvis man ikke tager kommunikationsopgaven seriøst, kan manglende viden og tillid medføre protester og klager. Det koster både tid og penge."

Johan understreger også behovet for at uddelegere kommunikationsansvaret, eftersom entreprenøren ofte er den, der ved mest om, hvad der sker på den konkrete byggeplads.

Hurtighed og åbenhed som nøgleord

Før læste man nyhederne i avisen med en vis forsinkelse, nu spytter de sociale medier dem ud i realtid. Der skal informeres med det sammen, når der sker noget. Til at informere om Rantaväylä-tunnelprojektet blev de sociale medier brugt aktivt, og der blev udsendt nyheder og organiseret en række arrangementer for lokalbefolkningen.

"Anlægget af tunnellen var oprindeligt et kontroversielt projekt. Meningerne for og imod var nogenlunde ligeligt fordelt. I dag er den positive holdning helt anderledes udbredt," siger Mauri.

Miljøspørgsmål gav mest anledning til forespørgsler: støj, støv og luftkvalitet.

"Udgravningsarbejdet gav også anledning til mistro. Til infoarrangementer sørgede vi for at have en projektingeniør, der kunne svare på folks spørgsmål, sammen med andre eksperter, så folk kunne møde projektet ansigt til ansigt", fortæller Merja.

Det betalte sig alt sammen

De lokale medier udviste stor interesse lige fra starten. Moro-tillægget i Aamulehti (Finlands næststørste avis, der udgives i Tampere) havde en klumme om Rantaväylä-tunnellen, og testgrupper bestående af læsere besøgte tunnellen, før den åbnede. Vores Rantaväylä-tunnel sportsdag i oktober 2016 var en stor succes. Medierne fik ovenikøbet den ide at tage nogle billeder af sprængningsarbejdet i tunnellen.

Det betalte sig at investere godt i kommunikation.

"Vi har ikke tidligere investeret så meget, men det var det værd. Man må ikke forsøge på forhånd at stemple information som positiv eller negativ. Man bør informere om tingene åbnet og med det samme", siger Esko, som var hovedansvarlig for kommunikationen.

"Det er generelt svært at forstå data om miljøovervågning og projekteringsarbejde, og der er et ønske om, at den viden bliver mere tilgængelig i fremtidige projekter", tilføjer Merja.

Tekst Minna Kalajoki
Fotos Juho Paavola
Tegning Heikki Paakkanen

De 5 vigtigste punkter for kommunikationen ved større anlægsprojekter:

  1. Planlæg nøje kommunikationsindsatsen. På den måde opstår der ikke noget behov for ildslukning.
  2. Vær løbende i dialog med interessenterne. Giv kommunikationen et ansigt.
  3. Informer om alt med det samme. Især, hvis det er ubehageligt.
  4. Vær ærlig. Undlad at skjule oplysninger eller ikke videregive dem. Tag hul på problemer med det samme.
  5. Lov at finde ud af det, hvis noget ikke umiddelbart kan besvares. Tag kommunikationsdelen seriøst.

11-04-2017

5 personer synes godt om dette